企业管理软件ERP为什么要上云?

1.前言

    在网上搜索“ERP”或“”时,各种信息铺天盖地——别提有多困惑了。每个网站对ERP好像都有自己的定义,每个ERP实施都不尽相同。虽说定义众多,但基本都强调了的灵活性,正是这一点使其成为了一款强大的企业管理工具。

    要了解ERP解决方案如何改变公司,你需要退一步,思考一下经营企业的关键流程,包括库存和订单管理、会计、人力资源、(CRM)等。究其本质,ERP解决方案集各种不同功能于一体,形成一套完整系统,简化整个企业的流程和信息。

    本文目的在于探索ERP为企业带来的价值,了解云ERP解决方案如何打开企业盈利之门,并指出在企业成功实施ERP系统之前需要考虑的内容。

    退一步,思考一下经营企业的关键流程,包括库存和订单管理、会计、人力资源、客户关系管理(CRM)等。

2.ERP为企业带来的价值

    ERP解决方案的核心,是将不同的系统整合在一起,摒弃孤立的电子表格,打破不同部门或工作单位之间的壁垒,帮助员工更高效率地完成工作。

    更具体地说,ERP解决方案能够:

    ●提供整体、实时的数据视图,有助于公司使用该数据做出积极的决定,从而借助机会,进行业务改进和利用;

    ●自动化的核心业务操作,如销售管理(从线索开始到回款)、订单管理(从下单到订单完成)和(从采购到付款)流程;

    ●通过管控标准提高金融合规性,降低风险;

    ●通过提供单一的付款来源和关系跟踪提高客户服务。

    有了ERP解决方案,员工能够足不出户访问核心的精确信息,从而更快、更好地做出决策。不仅如此,还能省去繁冗的程序和系统,大大降低经营企业的整体费用。

3.云ERP对比本地ERP

    购买ERP系统时,首先要面对的一个问题是,要选择基于云计算的ERP解决方案,还是选择安装在本地管理的ERP,即本地解决方案。

    本地ERP解决方案——安装在企业的计算机硬件和服务器上,能够由IT职员进行管理。

    云ERP解决方案——也叫SaaS或软件即服务——由多租户平台提供(详情如下)。使用这种类型的解决方案,公司的ERP软件和相关数据可以由软件供应商集中(在“云”中)管理,员工通过笔记本、台式电脑或移动设备的网络浏览器即可访问。

    多租户SaaS对比单租户托管应用程序

    在云计算中,多租户指一个SaaS(软件即服务)供应商为所有客户提供同一个版本的软件。但单租户托管解决方案与此不同,其应用程序是建立在供应商的服务器上,每个客户的代码库都独一无二。

    虽然多租户解决方案中所有用户访问的是相同的基本组件,但每个客户获得的数据和配置是不同的,且都分别存储在单独的安全容器中。用户可以访问软件的所有功能,但其数据却无法共享。

    多租户SaaS和第三方托管、单租户应用程序相比,其优势主要有:

    ●成本更低

    使用单租户托管解决方案,供应商必须增建托管环境,容纳新客户。与此相反,多租户SaaS解决方案中,新用户可以和其它所有客户一样使用相同的基础软件,所以用户规模对基础设施的影响小了很多。

    ●持续维护和更新

    终端用户无需支付高额的费用来更新软件。SaaS订购会自动更新新功能,并由供应商对此进行管理和部署。

    ●系统升级不会影响第三方应用软件现有的定制和集成。

    虽然本地应用程序和单租户托管解决方案经常是定制版的,但通常需要花费大量时间和金钱,且需更改核心应用程序代码。由于和定制代码不匹配,这会导致升级耗时长、费用高。大多数多租户SaaS解决方案采用高度可配置的设计,企业可以按照各自喜好来运行应用,不需要改变底层代码或数据结构。由于不需要改变代码,升级就非常简单。

    ●由供应商而非客户来管理正常运行时间、持续性和系统性能。

    多租户SaaS提供商负责投入大量资金和精力,确保系统的正常运行、持续性和性能,一旦系统出现任何问题,所有客户都会被波及。虽然听起来颇有危险,但对终端用户有利。在单租户环境中,如果出现服务中断,可能只会影响一个客户,也就是说供应商的反应会相对较慢,无法及时采取必要的措施,防止问题再次发生。

4.选择本地或云计算软件时需要考虑的因素

    下表指出了本地和云计算ERP系统的一些常见优点和缺点,并提供了在评估不同系统时,可以向供应商咨询的一些问题范例。

表1 本地和云计算ERP系统的一些常见优点和缺点

5.为什么企业开始采用云ERP系统?

    对于意图拓展业务、降低本地传统硬软件管理成本的各种企业,云ERP系统可提高其竞争优势。使用云计算ERP系统后,通常可享受以下优势:

    灵活性/敏捷性

    事实上,传统的本地ERP系统因灵活性、敏捷性不足会限制企业的成长和发展。云ERP系统旨在提供真正的集成解决方案,在正确的时间,针对不同的角色,提供正确的信息,让他们掌握更充分的信息,做出明智决策,适应不断变化的市场条件。

    问题思考;基于角色的工作指示板提供的实时关键业绩指标对于公司各部门经理有用吗?

    随企业成长改变规模

    云ERP解决方案可以为各种规模的企业提供支持服务,覆盖范围从10人以下到10,000人以上。云ERP能帮你集中精力发展企业,无论是走向国际化,准备上市,寻求战略采购,还是寻求合资,它摆脱了传统EPR解决方案的限制。

    问题思考;在新并购的公司中,需要多久才能部署好当前的ERP解决方案?大约需要数周。

    流动性

    如今,商业人士需要随时随地获取实时信息。最新版的云ERP可以通过网络浏览器访问,经优化后,通过平板和手机也可访问。

    问题思考;通过全天候实时访问角色相关信息,公司工作人员的生产效率能够提高多少?

    节约成本

    成本是企业采用云计算ERP系统的另一个原因。运行、维持和更新本地ERP需要大量资源。采用云ERP解决方案后,企业可以将这些成本和责任转移到供应商身上,从而节省了大量资源。

    问题思考;关于未来12个月的IT支出,预测精度如何?预测结果是什么?

    安全性

    云计算应用程序偶尔存在数据安全风险,但在今天,领先的ERP解决方案全部采用银行账户安全级别。ISO27001标准是需要检查的重要标准,涵盖了对公司敏感信息的管理。一些ERP供应商还会提供不同层次的访问管理,128位加密和强密码策略让用户更加安心。

    问题思考;企业维护敏感的积极性如何?

    自动更新

    云计算应用程序的优势之一是,软件升级由服务提供商而非用户控制。很多IT部门因为害怕打乱定制功能,不敢更新新版本,所以只能使用过期软件。

    问题思考;不更新软件让用户失去了哪些最佳实用功能?

    获取“真实的单一版本”

    (BI)是集成的云ERP解决方案能够提供整体分析的最重要的管理工具之一。关键在于在正确的地点、正确的时间获取正确的信息,从而及时作出决定。从包含所有相关数据的单一数据库中调取数据,创建业务管理的真实单一版本,能够让管理者们从多个角度检查自己不懂的业务问题。

    问题思考;能不能轻松回答“错在哪儿?”和“为什么会出现这种情况?”以及“怎么做才能解决?”之类的问题?’

    合规性和管理——几乎是附带产品

    现在,要想经营业务,企业就要遵守各个国家、各个部门制定的一系列法律法规,满足各种实践要求。无论企业规模如何,均需确保守法纳税。如果增值税率改变,或出台新规定,企业必须予以遵守。使用单一系统记录之后,企业可以一键管理有关合规性和管理的各方各面。ERP软件供应商可以将其直接建立在核心业务系统中。例如,所有电商交易必须遵守支付卡产业之资料安全标准(PCI-DSS),服务提供商应遵守ISO27001。

    问题思考;下次,如果出台新法或制定新的最佳实践要求,你会怎么做?

6.认清企业内部各部门对云ERP系统的需要

    企业的发展和成长涉及很多因素,商业管理的关键是采用云计算系统。

    回答以下问题,快速了解现有的本地ERP是否能够支持企业未来的战略。

    ●贵司是否在处于快速增长阶段?

    ●贵司是否正在打入新市场?

    ●贵司是否在不同的地区进行经营?

    ●是否靠电子表格整合不同部门和不同地区报告的信息?

    ●如果可以全天候实时访问企业应用系统,员工是否能从中获益?

    ●贵司计划是否包括合并、收购或上市?

    ●贵司当前的企业管理系统是否能够支持未来企业发展的要求?

7.结论

    ERP在不同的人眼里有不同的定义,但使用ERP系统的企业一致认为ERP系统是一个整合的系统,可以提高信息的可见性,让用户掌握更多信息,快速做出更明智的决策,实现流程自动化,获取单一版本的真实数据。

    如今,企业面临的挑战是权衡进一步提高效率和灵活性的价值与通过云ERP解决方案带来的成本效率,究竟孰轻孰重。云ERP解决方案能够为每个企业提供重要的建议和机会,无论企业规模或所处行业如何。

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